HisKi-projekti - tallennusohjeet - yleistä



Pääosa HisKi-projektin tiedoista tallennetaan ns. mustista kirjoista eli historiakirjojen (kastettujen, vihittyjen, haudattujen ja muuttaneiden luettelot) vuosina 1924-1948 käsinkirjoitetuista kopioista. Mustista kirjoista on käytettävissä mikrokortteja ja HisKi-projektin tallennustyötä varten tehtyjä paperikopioita. Yleiset tallennusperiaatteet ovat kuitenkin riippumattomia siitä, käytetäänkö lähteinä näitä kopioita vai alkuperäisiä historiakirjoja.

Ennen tallennuksen aloittamista tulee varmistaa HisKi-projektin koordinoijalta, ettei kukaan muu jo tallenna tai ole tallentanut kyseisen seurakunnan historiakirjoja. Sen jälkeen on suositeltavaa tutustua tallennettavaan aineistoon esimerkiksi selailemalla ja mahdollisesti laatimalla itselle pieni lähdekuvaus siitä. Se voisi sisältää mm. seuraavia tietoja: mitä tietoja aineisto sisältää, missä järjestyksessä tiedot ovat, mitä puutteita esiintyy, erilaisten merkintöjen tulkinta, kylien ja talojen nimet yms. Kuvausta kannattaa täydentää tallennuksen aikana. Jos on laatinut lähdekuvauksen, se olisi hyvä liittää mukaan, kun aikanaan palauttaa tallennetut tiedot.

Historiakirjojen jäljentäminen kesti vuosikymmeniä, joten tekijät ja kopiointiperiaatteet vaihtuivat työn aikana. Tästä syystä mustien kirjojen taso ja tarkkuus vaihtelee paljonkin.

Aluksi vanhanaikainen käsiala saattaa aiheuttaa ongelmia esimerkiksi talon- ja kylännimissä. Jos tallentajalla ei ole riittävästi paikallistuntemusta, on aiheellista tutustua myös kyseisen seurakunnan (pitäjän) historiaan. Monista pitäjistä on julkaistu pitäjänhistorioita ja kaikista pitäjistä löytyy tietoja esim. Suomenmaa-sarjasta. Käyttökelpoinen apuneuvo on myöskin nykyaikainen GT-kartta.

Jos tallentaminen tapahtuu mustien kirjojen paperikopioista, on huomioitava, että ne on usein pakattu "väärin päin" eli vanhimmat tiedot ovat laatikon pohjalla. Ensimmäinen toimenpide purettaessa paperikopioita pakkauksesta on merkitä lyijykynällä juokseva numerointi sivun taakse. Tämä voi olla erittäin tarpeellinen varokeino, jos irralliset sivut menevät jostakin syystä sekaisin.

Mustissa kirjoissa yksi rivi muodostaa yleensä yhden tapahtuman. Tallennettaessa yhden tapahtuman tiedot muodostavat yhden tietueen. Tapahtumat (tietueet) tallennetaan samassa järjestyksessä kuin ne esiintyvät lähteessä.

Tallennusohjelmaan on varattu kenttä kullekin lähteessä yleisesti esiintyvälle tiedolle tai tiedon osalle. Tiedot tallennetaan ohjelman asianomaisiin kenttiin siinä muodossa, jossa ne esiintyvät käytetyssä lähteessä. Tallennusohjelmakohtaisesti on selvitetty, mikä tieto kuuluu mihinkin kenttään. Tietojen kirjoitusasu pidetään samana kuin se on lähteessä, tietoja ei lyhennetä, pidennetä, suomenneta tai korjailla. Maininnan lähteessä olevasta virheestä voi merkitä huomautuskenttiin, mutta itse tietoa ei korjata.