HisKi-projekti - tallennusohjeet - muuttaneet - Excel-pohja



Muuttaneiden luetteloiden tiedot ja tietojen järjestys vaihtelee paljon seurakunnittain. Tämän takia tallennuspohjassa saattaa olla useita "turhia" sarakkeita ja sarakkeiden järjestys voi poiketa huomattavasti lähteessä käytetystä. Tallennusta varten kannattaa sarakkeet ensin järjestää lähteen mukaiseen järjestykseen. Jos Excelin käyttö ei tältä osin ole tuttua, voi apua tai muokattua pohjaa kysyä osoitteesta historia@genealogia.fi.

Tiedot / sarakkeet (= kentät)

Päivämäärien, paikkojen, henkilöiden ja lisätietojen tallennus

  • Ks. yleisohjeet (kastetut/vihityt).

Esimerkit

  • Tallennuspohjan mukana on tallennusesimerkkejä, joita kannattaa katsoa seuraavien ohjeiden täydennykseksi.

Oma numero

  • Ensimmäinen sarake (oma nro), jonka käyttö on vapaaehtoista. Siihen voi tallentaa esim. tapahtuman juoksevan tai sivukohtaisen rivinumeron, jonka avulla voi tarkistaa, että oikea määrä tapahtumia on tallennettu. Tietoa ei siirretä HisKi-tietokantaan.

Lähteessä oleva rivinumero

  • Lähteessä on usein rivin alussa perhekohtainen muuttonumero.
  • Numero voi myös vaihtua kunkin mukanamuuttajan yhteydessä.
  • Numero tallennetaan muutto-nro-sarakkeeseen.

Päivämääriä voi olla yksi tai useampia

  • Jos lähteessä on vain yksi päivämäärä, se tallennetaan sisäänmuuttaneen saapumispäiväksi tai poismuuttaneen lähtöpäiväksi (pv-1, kk-1, vv-1).
  • Toinen päivämäärä voi olla esim. sisäänmuuttaneen edellisestä seurakunnasta saaman muuttotodistuksen päivä (voi olla vuosiakin aikaisempi kuin saapumispäivä), tämä tallennetaan pvm-2-sarakkeisiin.
  • Huom. pvm-2 voi olla aikaisempi päivä kuin saapumis- tai lähtöpäivä (=pvm-1).

Paikat

  • Paikkatiedot jaetaan kylä- ja talosarakkeisiin (jos tiedot annettu) tallennettavan seurakunnan osalta eli sisäänmuuttaneilla "minne muuttanut" ja poismuuttaneilla "mistä muuttanut".
  • Sisäänmuuttaneilla "mistä muuttanut" ja poismuuttaneilla "minne muuttanut" -tieto tulee kokonaisuudessaan yhteen sarakkeeseen.

Mukanamuuttajat (perheenjäsenet) on merkitty monella eri tavalla, esim.:

  1. Kukin omalla rivillään, viittaus ensimmäiseen henkilöön ("päämuuttaja").
  2. Kukin omalla rivillään, tapahtumat yhdistetty hakasululla.
  3. Yhdellä rivillä ilman mukanamuuttajien nimiä.
  4. Yhdellä rivillä, mukanamuuttajan nimi mainittu.
  • Mukanamuuttajat tallennetaan omille riveilleen heti "päämuuttajan" perään.
  • Oma rivi jokaiselle muuttajalle, jolla nimi.
  • Yhteinen rivi mukanamuuttajille, joille nimeä ei mainita, esim. "hu: med 2 b:" à muuttajan ammatti.
  • Mukanamuuttujan tunnuksena tallennetaan "mukana" à vuosisarake (vv-1).
  • Sukulaisuussuhdetta ilmaisevat sanat, esim. barn, son, hustru, tulevat ammattisarakkeeseen.
  • Ensimmäisen muuttajan tietoja ei toisteta.
  • Päivää ja paikkoja ei toisteta.
  • Hakasulkua ei tarvitse mainita.

Omainen, joka ei muuta

  • Tieto tallennetaan henkilön lisätieto-sarak-keeseen (jos kyseisen henkilön nimen perässä lisätietona, esim. gift med Matts Mattsson)
  • tai ammattisarakkeeseen (jos osana henkilön nimen edessä olevaa "ammatti"- tai sukulaisuussuhdetietoa, esim. Matts Mattsons hustru).

Ikä, syntymäaika ja -paikka

  • Tallennetaan ikä/synt.tieto-sarakkeeseen.

Henkilön lisätieto

  • Rivillä mainitun henkilön lisätieto.

Mankön / Kvinnkön

  • Joissakin muuttaneiden luetteloissa on sarakkeet, joissa mainitaan muuttaneiden lukumäärä sukupuolen mukaan jaoteltuna (miehet/naiset).

Alkuperäinen lisätieto

  • Tallennettavaan luetteloon merkitty huomautus, joka koskee koko tietuetta, eikä siksi kuulu yksittäisen sarakkeen huomautussarakkeeseen.

Lisäohjeita ja vinkkejä

  • Excelissä on lukuisia ominaisuuksia, jotka voivat helpottaa (tai hidastaa) tallennusta tai aiheuttaa virheitäkin, seuraavassa muutamia vinkkejä.
  • Sarakkeet, joita ei tarvitse, voi tallennusvaiheessa piilottaa (valitse sarake, Muotoile, Sarake, Piilota [engl: Format, Column, Hide]) tai näiden sarakkeiden järjestystä voi vaihtaa siten, että yleisimmät ovat ensimmäisinä. Olennaista ei ole järjestys vaan se, että otsikko pysyy oikeiden tietojen kohdalla. Ennen valmiin tallenteen lähettämistä, on syytä palauttaa sarakkeet esille ja alkuperäisille paikoilleen.
  • Sarakekohtainen sanan täydennys (Solun automaattinen täydennys [AutoComplete]) kannattanee pitää päällä (ks. Työkalut, Asetukset, Muokkaa, Käytä solujen automaattista täydennystä [engl: Tools, Options, Edit, Enable Auto Complete for cell values]), mutta silloin on seurattava, että teksti talllentuu juuri siinä muodossa kuin on tarkoitus (esim. isot ja pienet kirjaimet eivät muutu toisikseen). Täydennys tapahtuu kyseiseen sarakkeeseen jo tallennettujen tietojen perusteella, mutta tyhjä rivi "nollaa sanavaraston" ja vain tyhjän rivin jälkeen syötetyt tiedot ovat käytössä seuraavilla riveillä.
  • Erilaiset automaattiset korjaukset (iso alkukirjain, kahden ison kirjaimen korjaus ym.) on syytä poistaa päältä, ks. Työkalut, Automaattinen korjaus [engl: Tools, AutoCorrect].