HisKi-projekti - tallennusohjeet - haudatut - Excel-pohja



Päivämäärien, paikkojen, henkilöiden ja lisätietojen tallennus - ks. yleisohjeet (kastetut/vihi-tyt).

Esimerkit

  • Tallennuspohjan mukana on tallennus-esimerkkejä, joihin viitataan seuraavissa ohjeissa.

Numero

  • Ensimmäinen sarake, jonka käyttö on vapaaehtoista. Siihen voi tallentaa esim. tapahtuman juoksevan tai sivukohtaisen rivinumeron, jonka avulla voi tarkistaa, että oikea määrä tapahtumia on tallennettu. Tietoa ei siirretä HisKi-tietokantaan.

Kuolin-/hautauspäivä

  • Jos luettelossa on vain yksi päivämääräsarake, kirjoitetaan tieto Haudattu-sarakkeisiin.

Omaiset

  • Omaiset tallennetaan omille riveilleen heti vainajan jälkeen. Kuolinvuoden kohdalle tulee teksti "omainen" ja henkilötietoihin vainajan alapuolelle omaisen vastaavat tiedot. Jos omaisia on useampia, kukin tallennetaan omalle rivilleen (ks. esimerkit).
  • Omaisten rivillä tulee jättää tyhjäksi muut kuolin- ja hautauspäiväsarakkeet sekä kylä-, talo- ja kuolinikäsarakkeet. Jos omaiselle on merkitty oma asuinpaikkatieto, se tallennetaan henkilön lisätiedoksi.
  • Nimessä mahdollisesti olevan genetiivin päätteen (s) voi jättää pois, jos se on selvä eikä nimi ole taipunut (esimerkki 1: genetiiviä ei poistettu, koska sukunimi on taivutusmuodossa Jufvos, esimerkki 2: genetiivin s poistettu omaisten patronyymeistä Henr.sons à Henr.son ja Beata Matts:drs à Matts:dr).

Vainajan ammattikenttä

  • Sukulaisuussuhdetta ilmaisevat sanat, esim. barn, son, hustru, tulevat vainajan ammattikenttään.

Kuolinikä

  • Vuodet, kuukaudet, viikot ja päivät tallennetaan kokonaislukuna ilman år, m. yms.
  • Murtoluvut muunnetaan, esim. 1/2 år à 6 (kuukausikenttään), 2 1/3 år à 2 (vuosikenttään) ja 4 (kuukausikenttään)
  • Murtoluvuin ilmaistu tieto tallennetaan myös iän huomautuskenttään, jos se ei ole tarkka
  • Huomautusta ei tarvitse tallentaa tarkoista iän määrityksistä, esim. 5/12 år (eli 5 kk), 1 1/4 år 10 d (eli 1 v 3 kk 10 pv), 1/365 (eli 1 pv), 3/52 (eli 3 viikkoa)
  • Edellämainitut 1/2 år ja 2 1/3 år saattavat olla epätarkkoja tai tarkkoja ilmauksia (vrt. edelliset esimerkit), joten ne on yleensä syytä tallentaa myös huomautukseksi
  • Muuten ilmaistut ikätiedot (esim. syntymäaika) tallennetaan iän huomautuskenttään.

Henkilön lisätieto

  • Rivillä mainitun henkilön lisätieto.

Hautauspaikka

  • Monissa haudattujen luetteloissa on kirjattu myös hautauspaikka, esim. u: k:n tai i k.f.

Alkuperäinen lisätieto

  • Tallennettavaan luetteloon merkitty huomautus, joka koskee koko tietuetta, eikä siksi kuulu yksittäisen kentän huomautuskenttään (ks. myös toistuva lisätieto).

Toistuvat lisätiedot

  • Useissa tapahtumissa toistuvia lisätietoja varten voi lisätä sarakkeita
  • Otsikko tallennetaan kyseisen sarakkeen riville 2, nimeä kannattaa kysyä HisKi-neuvonnasta (historia@genealogia.fi), jotta eri tallentajat käyttäisivät samoja otsikkoja vastaaville lisätiedoille. Eri sarakkeilla ei saa olla samaa otsikkoa.

Kenttäkohtaiset huomautukset

  • Tallennettavaan luetteloon merkitty huomautus, joka koskee tietyn kentän tietoa.

Tallentajan kommentti

  • Tallentajan oma huomautus, joka koskee koko tietuetta. Kyseessä voi olla esimerkiksi vaikeasti tulkittava teksti jota halutaan kommentoida, esimerkki: "Kaikki tiedot ylipyyhitty".

Lähteessä oleva yleinen huomautus

  • Koko vuotta koskeva tai yleinen huomautus tallennetaan omana tapahtumana, jossa huomautus Alkuperäinen lisätieto -kenttään (jos teksti on lähteestä) tai Tallentajan kommentti -kenttään (jos oma huomio), muut kentät tyhjinä
  • Pelkkää vuotta ei tallenneta, koska vuosi mainitaan joka tapahtumassa.

Omat muistiinpanot

  • Tallennuksen aikana voi tehdä omia muistiinpanoja sarakkeisiin, joita ei ole varattu varsinaiseen tallennukseen. Tällaiset sarakkeet on kuitenkin syytä tyhjentää ennen tallenteen palauttamista (tarkistusvaiheessa ylimääräiset sarakkeet saavat olla käytössä ja niihin voi myös tallentaa kysymyksiä HisKi-neuvojalle).

Lisäohjeita ja vinkkejä

  • Excelissä on lukuisia ominaisuuksia, jotka voivat helpottaa (tai hidastaa) tallennusta tai aiheuttaa virheitäkin, seuraavassa muutamia vinkkejä:
  • Sarakkeet, joita ei tarvitse, voi tallennusvaiheessa piilottaa (valitse sarake, Muotoile, Sarake, Piilota [engl: Format, Column, Hide]) tai näiden sarakkeiden järjestystä voi vaihtaa siten, että yleisimmät ovat ensimmäisinä. Olennaista ei ole järjestys vaan se, että otsikko pysyy oikeiden tietojen kohdalla. Ennen valmiin tallenteen lähettämistä, on syytä palauttaa sarakkeet esille ja alkuperäisille paikoilleen.
  • Sarakekohtainen sanan täydennys (Solun automaattinen täydennys [AutoComplete]) kannattanee pitää päällä (ks. Työkalut, Asetukset, Muokkaa, Käytä solujen automaattista täydennystä [engl: Tools, Options, Edit, Enable Auto Complete for cell values]), mutta silloin on seurattava, että teksti talllentuu juuri siinä muodossa kuin on tarkoitus (esim. isot ja pienet kirjaimet eivät muutu toisikseen). Täydennys tapahtuu kyseiseen sarakkeeseen jo tallennettujen tietojen perusteella, mutta tyhjä rivi "nollaa sanavaraston" ja vain tyhjän rivin jälkeen syötetyt tiedot ovat käytössä seuraavilla riveillä.
  • Erilaiset automaattiset korjaukset (iso alkukirjain, kahden ison kirjaimen korjaus ym.) on syytä poistaa päältä, ks. Työkalut, Automaattinen korjaus [engl: Tools, AutoCorrect].

Tallenne tarkistettavaksi

  • Lähetä tallenne alkutarkastukseen jo 50-100 tapahtuman jälkeen osoitteella
    historia@genealogia.fi.